I samtliga ärenden behöver vi få in dessa handlingar:

• Blanketten Ansökan Ideell förening / Ändringsbegäran Ideell förening
• Blanketten Fullmakt Ideell förening
• Föreningens senast antagna Stadgar
• Det/de Årsmötesprotokoll som visar val av nuvarande styrelseordförande samt övriga styrelseledamöter
• Protokoll innehållande beslut om företrädare gentemot Högsby Sparbank
  

Om någon av dessa handlingar eller nödvändiga formalia och information saknas kan det innebära att vi inte kan behandla ditt ärende.

Hur lång tid det tar att handlägga ditt ärende beror på om allt underlag som behövs är inskickat och hur komplext ärendet är. Vi kan därför inte ange handläggningstiden exakt i antalet dagar.

Under perioden mars till juni så är det många som vill genomföra ändringar efter årsmötet. Tänk på att läsa igenom vilka dokument som ni behöver skicka in och att beslutsformuleringarna är korrekta, för att minska behovet av kompletteringar.

Under tiden vi handlägger ditt ärende kan vi inte svara på hur lång tid det tar eller svara på enskilda frågor i ärendet. Vid ofullständiga handlingar kan vi inte hantera din begäran och skickar tillbaka begäran för komplettering.

En bekräftelse på mottaget ärende skickas alltid från oss per post eller mejl, till de uppgifter som angetts i ansöknings/ändringsblanketten, senast dagen efter att vi har tagit emot ärendet.

När vi påbörjat ditt ärende, kommit fram till ett beslut eller om något saknas får du också återkoppling per post eller mejl, till de uppgifter som angetts i ansöknings/ändringsblanketten.

Vi kan i dagsläget inte godkänna digitala signeringar av blanketter eller protokoll. Det gäller även signeringar med BankID. Vi arbetar för att hitta lösningar som gör att digitala signeringar ska kunna godkännas i framtiden.

Om föreningen fattat ett internt beslut att signera dokument elektroniskt kan det självklart fungera inom föreningen och mot andra aktörer som kan godkänna signaturer på detta sätt, men gentemot oss så måste dokument fortfarande ha "fysiska" underskrifter. Om medlemmar inte kan träffas fysiskt för underskrifter (gäller även redan digitalt signerade handlingar) får handlingar postas mellan dem som ska underteckna.

En fullmaktshavare kan utföra de rättshandlingar som fullmakten omfattar via ett av våra kontor eller, om möjligt, via Kundcenter för att utföra det som omfattas av fullmakten.

En internetbanksanvändare kan utföra ärenden via vår internetbank. Vilka ärenden som kan utföras beror på vilken behörighet användaren får tilldelad sig av den som är behörighetsadministratör hos föreningen. Behörigheten specificeras på Ansöknings-/Ändringsblanketten. Om ingen behörighet specificeras gäller behörigheten ”Sätts av behörighetsadministratör”.

Så länge föreningens stadgar inte har andra bestämmelser behöver fullmaktshavare/företrädare och internetbanksanvändare/administratör inte vara samma person.

Om behörigheten för internetbanken ska gälla ”Var för sig” eller ”Två i förening” behöver man inte följa tidigare beslut om företrädare, utan är fristående från det beslutet – så länge stadgar inte bestämmer annat.

En förening måste ha skrivna stadgar. Stadgarna är föreningens egna interna regler och ska innehålla bland annat föreningens namn, syfte och mål med verksamheten, hur man utser styrelsen, hur beslut ska fattas m.m.

Det är viktigt att föreningen följer sina egna stadgar oavsett vad som är aktuellt för stunden. Avvikelser från föreningens egna stadgars bestämmelser kan innebära att vi inte kan behandla ditt ärende.

Om föreningens stadgar till exempel beskriver att:

• styrelsens ledamöter ska väljas på ett visst sätt (tex av årsmötet),
• styrelsen ska bestå av ett visst antal ledamöter,
• styrelsen ska bestå av ett visst antal poster (tex ordförande, kassör, sekreterare etc) och hur dessa ska fördelas,
• styrelsen ska vara ett visst antal närvarande ledamöter för att det ska vara ett behörigt beslutsfört möte
  

Då behöver föreningen följa dessa.

Om föreningen inte följer bestämmelser i sina stadgar kan det innebära att styrelsen inte är behörig att fatta beslut gentemot tredje part, till exempel oss som bank.

Exempel:
Föreningens stadgar säger att styrelsen ska bestå av 7-9 ledamöter och minst hälften av dessa ska vara närvarade på ett styrelsemöte för att det ska vara behörigt beslutsfört.

Om föreningen då väljer 5 ledamöter så har föreningen inte en behörig styrelse och de valda ledamöterna är inte behöriga att fatta beslut.

Begreppet firmatecknare saknar lagstöd och innebörd för en allmännyttig ideell förening. Därför behöver föreningen fatta ett beslut kring företrädare gentemot banken. Beslutet ska vara tydligt och tala om vad företrädarskapet faktiskt innebär och vem det gäller för.

Om era stadgar talar om vem som ska utse och vem som ska vara firmatecknare/företrädare samt om de är behöriga ”Var för sig” eller ”Två i förening”, så ska beslutet om företrädare följa stadgarnas bestämmelser.

För att underlätta beslutet för er som förening har vi tagit fram en mall som omfattar nödvändiga formalia. Mallen finns både i form av en text som kan kopieras in i ett protokoll och kompletteras, samt i form av ett exempel på styrelseprotokoll. Välj det alternativ som passar er bäst.

Om föreningen väljer att inte använda vår formulering i sin helhet kan det innebära att vi behöver tolka beslutet och att vi eventuellt inte har möjlighet att behandla ditt ärende.

Blanketten Fullmakt Ideell förening är ett komplement till beslutet om företrädare. Fullmakten tydliggör vad företrädarskapet faktiskt innebär mot specifikt Högsby Sparbank - vilka personer som får utföra vilka rättshandlingar med fullmakten som stöd utan styrelsens/föreningens specifika godkännande för den aktuella åtgärden. Den/de personer som är utsedda företrädare är de personer som kan skriva under fullmakten och vara fullmaktshavare, enligt beslutet.

Om ni valt att inte använda er av vår formulering i sin helhet i ert beslut om företrädare, så kan det innebära att vi inte kan godkänna fullmakten i sin helhet. Om fullmakten till exempel innefattar ”Lägga till och ta bort internetbanksanvändare/behörighetsadministratör” kan detta göras av föreningens fullmaktshavare på bankkontoret.
Om ovan inte ingår i fullmakten ska nya användare av föreningens internetbank meddelas via ändringsblanketten. Du behöver då skicka in ett komplett ärende gällande Ändringsbegäran till oss.